Toutes les entreprises et les associations doivent organiser au moins une fois par an une assemblée générale. Cette assemblée permet, entre autres, de prendre les décisions relatives à la gestion de l’entreprise. Mais la préparer et l’organiser n’est pas toujours simple. Pour vous aider, nous vous livrons les 4 indispensables à ne pas oublier pour l’assemblée générale de votre entreprise !

Déterminer le type d’assemblée générale

Il existe deux types d’assemblées générales : l’assemblée générale ordinaire et l’assemblée générale extraordinaire.

L’assemblée générale ordinaire est celle qui doit être organisée au moins une fois par an et dans les 6 mois suivant la clôture des comptes annuels. Elle permet de prendre des décisions sur la vie générale de l’entreprise. Les actionnaires profitent de cette assemblée pour approuver les comptes, prendre des décisions relatives à l’affectation des résultats ou les orientations de l’entreprise, ou encore revoir la rémunération des dirigeants.

L’assemblée générale extraordinaire est organisée pour prendre des décisions ponctuelles et significatives. Par exemple une assemblée générale extraordinaire peut être organisée pour changer la dénomination de l’entreprise, décider d’une fusion d’entreprise, ou encore modifier la répartition des bénéfices.

Écrire les modalités de l’assemblée générale dans les statuts

Lorsque vous rédigez les statuts de votre entreprise, vous devez penser à y inscrire les modalités de l’assemblée générale. Ainsi, les statuts déterminent la fréquence d’organisation des assemblées générales, le délai entre l’envoi de la convocation et l’assemblée générale, ou encore la modalité d’envoi de la convocation. Autant d’éléments à ne pas négliger ! Concernant le lieu, cette dernière doit être organisée au siège social de l’entreprise.

Si votre entreprise est domiciliée dans un centre d’affaires, ce dernier sera en mesure de vous proposer une salle de réunion pour l’occasion.

Envoyer les convocations

Pour participer à l’assemblée générale, les participants doivent recevoir une convocation. Cette dernière peut être envoyée par différents moyens :

• Par lettre recommandée avec accusé de réception ;
• Par lettre simple ;
• Par voie électronique ;
• En main propre contre signature.

Nous vous recommandons de les envoyer en lettre recommandée avec accusé de réception ou de les remettre en main propre contre signature pour s’assurer que chacun reçoit bien la convocation.

Organiser l’assemblée générale

Pour vous assurer que votre assemblée générale se déroule de la meilleure des manières, prévoyez à l’avance le programme de cette dernière. Pensez à prévoir des pauses, par exemple un petit-déjeuner à l’arrivée des participants afin d’avoir le temps d’échanger un peu avant de se mettre au travail.

Organisez également la réunion en prévoyant le temps nécessaire pour aborder correctement les sujets à l’ordre du jour.

Maintenant, vous avez toutes les clés en main pour organiser comme il se doit une excellente assemblée générale. Et pour plus de conseils sur la gestion de votre entreprise, venez découvrir les autres articles de notre blog !