Quels sont les documents nécessaires pour une domiciliation d’entreprise dans un centre d'affaires

Dans le cadre des mesures destinées à faciliter la création d’entreprises, la Loi a ouvert la possibilité aux entreprises immatriculées au Registre du commerce et des sociétés de choisir leur siège social au moment de leur immatriculation.

Aussi, les entreprises ont le choix d’une domiciliation dans le local d’habitation de son représentant légal, ou l’adresse de domiciliation collective dans des locaux occupés en commun avec d’autres entreprises.

Ce choix n’est ouvert que dans la mesure où l’entreprise ne dispose pas d’un local propre.

Les domiciliataires d’entreprises peuvent être des centres de domiciliation ou des centres d’affaires. En y domiciliant son entreprise, le domicilié peut utiliser l’adresse du centre de domiciliation ou du centre d’affaires sur tous ses documents juridiques et commerciaux.

Pour vous accompagner dans vos démarches de domiciliation en centre d’affaires, BURO Club vous indique la liste des documents à fournir au domiciliataire :

Pour la création d'entreprise

Les documents ci-après devront être fournis :

1.Pièces justificatives relatives à la création de l'entreprise

Ce sont les projets de statuts devant définir principalement la dénomination sociale, l’adresse du siège social, la forme juridique, l’objet ou l’activité, les apports de chaque associé ou actionnaire, le montant du capital social…...

Dans le cas d’une entreprise individuelle ou d’une micro-entreprise, il n’est pas obligatoire de rédiger des statuts. 

2.Pièces justificatives relatives à l'identité du représentant légal

Une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité, passeport, titre de séjour) du représentant légal de l’entreprise domiciliée est obligatoire.  

3.Pièces justificatives relatives au domicilie et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal

Une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité, passeport, titre de séjour) du représentant légal de l’entreprise domiciliée est obligatoire.  

Une fois l’entreprise immatriculée, le domicilié devra fournir au domiciliataire :

• Un extrait KBIS justifiant l’inscription de l’entreprise au Registre du commerce et des sociétés
• Les statuts définitifs signés et enregistrés
• La Déclaration des Bénéficiaires Effectifs de toute personne détenant plus de 25 % des droits de vote ou du capital de la société, ou disposant d’un pouvoir de contrôle sur celle-ci par tout autre moyen. Dans le cas où personne ne remplit ces critères, le représentant légal de la société devient le bénéficiaire effectif
• Pièces justificatives du lieu de détention et de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire

Pour le transfert d'un siège social

Les documents ci-après devront être fournis :

1.Pièces justificatives relatives à la création de l'entreprise

Ce sont les statuts modifiés intégrant la modification de l’adresse du siège social.

Dans le cas d’une entreprise individuelle ou d’une micro-entreprise, il n’est pas obligatoire d’avoir des statuts. 

2.Procès verbal de l'assemblée générale statuant le changement d'adresse

Le procès-verbal de l’assemblée des actionnaires validant et autorisant le changement d’adresse doit être fourni.

3.Pièces justificatives relatives à l'identité du représentant légal

Une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité, passeport, titre de séjour) du représentant légal de l’entreprise domiciliée est obligatoire.  

4.Une pièce justificative relative au domicile et aux coordonnées téléphonique du représentant légal

Le justificatif de domicile (facture gaz ou électricité, quittance de loyer, taxe foncière,…) et le justificatif des coordonnées téléphoniques (facture téléphone fixe, facture téléphone mobile) du représentant légal doivent dater de moins de trois mois.  

5.Un extrait k-bis

Si la société est déjà créée, un extrait Kbis de moins de trois mois, justifiant que l’entreprise est inscrite au registre du commerce et des sociétés, est demandé.

6.La déclaration des bénéficiaires effectifs

La Déclaration des Bénéficiaires Effectifs de toute personne détenant plus de 25 % des droits de vote ou du capital de la société, ou disposant d’un pouvoir de contrôle sur celle-ci par tout autre moyen. Dans le cas où personne ne remplit ces critères, le représentant légal de la société devient le bénéficiaire effectif.

Une fois le transfert du siège social enregistré, le domicilié devra fournir au domiciliataire :

• Un extrait KBIS mis à jour justifiant l’inscription du changement d’adresse au Registre du commerce et des sociétés
• Pièces justificatives du lieu de détention et de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire

Documents à mettre à jour tous les ans

À la date anniversaire du contrat, chaque année, plusieurs documents doivent être mis à jour et transmis à l’entreprise domiciliataire :

• L’attestation sur l’honneur concernant le lieu de conservation et de consultation des livres sociaux et fiscaux
• L’extrait K-bis
• Le justificatif de domicile du représentant légal
• Tout autre document pour lequel un changement aurait pu survenir

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