Dématérialisation de documents : vers une entreprise sans papier ?

Si vous êtes entrepreneur vous avez probablement très vite été confronté à la question du stockage de vos documents d’archives. Encore plus si vous avez opté pour des formules de location de bureaux ou de domiciliation de société. Entre les factures clients et fournisseurs, les fiches techniques et les papiers officiels de l’entreprise, la paperasse s’entasse et si vous ne disposez pas d’un local adapté vous risquerez d’être rapidement encombré. BURO  Club vous aide à y voir plus clair sur les nouvelles techniques de sauvegarde numérique des archives.

Numérisation de documents : comment procéder ?

La dématérialisation consiste à transformer la documentation papier en format numérique. Elle s’effectue à partir d’un travail minutieux de numérisation et d’archivage des documents. Avant d’enclencher ce processus, vous devez déterminer si vous vous voulez entreprendre cette tâche en toute autonomie ou si vous faites appel à un prestataire. L’ampleur du travail ne sera pas la même en fonction de ce choix, vous l’aurez deviné...

• En faisant appel à un spécialiste vous vous épargnez les coûts induits par l’achat du matériel de numérisation. Vous gagnerez également un temps précieux qui n’est pas négligeable. En prime, ce dernier vous indiquera les meilleures options d’archivage et de sauvegarde des documents via l’utilisation d’un logiciel performant et sécurisé.
• Si vous entreprenez ce travail seul alors vous devrez impérativement vous équiper de matériel ultra performant doté d’un système de sauvegarde et de protection des données fiable. Il est ici nécessaire d’avoir certains prérequis en informatique pour s’assurer de faire les bons choix et de ne prendre aucun risque quant à la pérennité de vos documents.

À ce propos, le gouvernement a mis en place une fiche pratique à l’usage des dirigeants d’entreprise pour les conseiller dans leur travail de numérisation. N’hésitez pas à la consulter afin d’adopter la meilleure méthodologie.

Quels avantages pour l’entreprise ?

Ils sont nombreux ! Et le premier concerne la logistique et le désencombrement de vos salles d’archives. Si vous décidez de faire numériser tout votre fond alors il ne sera en effet pas nécessaire de conserver la version papier des documents, à moins que vous ne soyez trop nostalgique pour vous en débarrasser... Cette option est idéale pour les entrepreneurs qui font le choix de travailler à domicile.

Si le gain de place est indéniable, les gains de temps et d’argent le sont tout autant. Vous gagnez en productivité car le temps passé à rechercher des documents dans des boites d’archives est réduit, grâce à un système simplifié de recherche instantanée sur votre ordinateur. Cela vous permet ainsi de rentabiliser votre temps de travail et par conséquent de gagner en efficacité. Côté économie, vous réduisez automatiquement tous vos frais d’impression. La numérisation vous offre aussi une meilleure traçabilité des documents ainsi qu’une accessibilité plus immédiate.

La valeur marketing qui en découle peut être très valorisante pour l’image de votre entreprise. En vous inscrivant dans une démarche écologique, vous séduirez de nombreux clients et partenaires qui sont de plus en plus sensibles à ces questions.

Si les avantages semblent en tout point convaincants, sachez toutefois que la dématérialisation de documents n’est pas sans risque. Vous n’êtes jamais à l’abri d’une attaque malveillante ou d’une panne de votre système informatique, alors restez prudents.

Une entreprise zéro papier, c’est possible ?

La dématérialisation est un enjeu national, européen et mondial. L’objectif zéro papier dans les entreprises a notamment fait l’objet de débats lors de la COP21. L’État incite aujourd’hui vivement les dirigeants d’entreprise à opter pour cette solution écologique et durable. C’est pour pourquoi les règles de numérisation sont de plus en normées et font l’objet de décrets. On propose aujourd’hui aux entreprises, mais aussi aux clients, des alternatives efficaces au papier : déclarations à remplir en ligne, signatures électroniques des documents officiels, possibilité de modifier ou d’annoter des documents, etc.

PLus de 400 millions de tonnes de papier sont chaque année consommées dans le monde. Il appartient à chacun de nous de contribuer à la réduction de ce chiffre, au quotidien mais également au travail. Si le zéro papier fait aujourd’hui encore un peu peur à certains, la dématérialisation au moins partielle de vos documents sera déjà un premier pas vers un monde plus écologique et économique.